校內各部門、各單位：
辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是將日常辦公與網絡功能結合起來的一種辦公方式，可在提高效率的基礎上增加協同辦公能力，強化決策的一致性，提高決策效能。在學校黨委辦公室、校長辦公室的積極協調下，在校領導的支持下，我校OA系統于2015年12月完成了政采招標。為了盡快部署上線，滿足兩校區便捷辦公的實際需要，現就OA部署實施工作安排如下：
一、OA基本功能簡述
OA系統采用模擬仿真電子表單和流程定制技術相結合，達到和實際紙質文件審批相一致的方式進行網上流程審批，現有工作方式沒有太大改變，只是由傳統紙質審批轉變為電子審批。業務功能含以下三類：
1、在線公文流轉功能：支持發文管理、收文管理、請示報告、會議紀要、情況通報和其他公文流程。
2、在線業務審批功能：支持所有日常管理中以表單方式開展的審批（簽字）流程的在線執行。
3、輔助辦公業務功能：支持所有文檔的提交和申報流程。
二、OA使用人員
全校正式在職的教職員工均可按需使用，根據不同崗位分工授予不同的使用權限。
三、任務分工
1、學校辦公室負責OA部署實施的協調組織工作，重點明確各上線工作的類目和工作流程的科學性。
2、網絡中心集中采集全校OA用戶的個人信息，并負責OA程序的修改，要求OA程序與業務實際需要一致。
3、其他職能部門和院系負責提出OA上線業務需求，明確工作流程。有上線業務的職能部門和院系要確定聯絡員1名。
四、OA部署任務和任務分解
（一）公文流轉
1、發文管理。根據學校發文種類（c7c7.app文件、中共c7c7.app委員會文件、部門文件、院系文件等）分別制作全校統一的《發文審批卡》，定制在線審批流程，直至印制、下發。學校文件要實現與二維碼系統對接。
2、收文管理。根據收文的種類（上級來文、部門和單位間行文）分別制作全校統一的《收文批閱卡》，明確每一類收文的詳細流程，包括來文登記、擬辦、審批人、相關處室辦理等關鍵節點信息。
3、請示報告。根據學校請示報告的種類（向校領導請示、部門間征求意見、部門內部請示）分別制作全校統一的《請示報告卡》，其他基本同收文管理。
4、會議紀要。根據學校會議紀要的種類（校黨委會議、校長辦公會議、新校區建設領導組會議、新校區管委會會議等）分別制作全校統一的《會議紀要》批示樣單，明確各類會議紀要的詳細流程和相關審批人員。
5、情況通報。對學校的一些重大問題或者重要講話內容直接通過OA進行線上通報，提升我校信息化程度及透明度。需制作《重大事項通報審批卡》，明確關鍵節點的責任人。
6、其他公文流程。各部門和各單位根據部門工作實際提出的流程化工作審批或文件流轉需求，經匯總討論請示后確定是否在OA上部署實施。務必明確流程和關鍵節點的人。
責任單位：網絡中心
（二）業務審批
OA支持相關部門之間的業務會簽審批功能，達到工作協同、快捷便利的目的。可含教職工請銷假流程、處級干部請銷假流程、設備采購申請流程、辦公家具采購申請流程、校園網用戶開戶申請、校園網信息審批申請等。此項內容由各相關業務的主管部門按要求提出。
責任單位：各相關職能部門和院系
（三）輔助辦公業務
OA支持其他輔助辦公?？?，諸如規章制度、學習園地、通知公告等。在OA系統部署期間進行集中的收集、整理、發布。后期結合學校的實際另行制作在線工作流程。
責任單位：各相關職能部門和院系
（四）其他
按照《OA用戶個人信息登記表》的要求真實填寫個人信息，所在部門或單位負責人負責信息的真實性和使用權限，并簽字蓋章認定。見附件2。
責任單位：校長辦公室 黨委辦公室
五、部署要求
1、材料要求：（1）明晰工作流程。各單位和部門結合自身的工作實際，提出書面需求且流程化，一事一表，填寫《OA上線業務需求申請表》并附樣單（即紙質辦公使用的實際表單），見附件1，后期網絡中心根據各部門、各單位提交的流程進行歸類匯總，分別建立線上流程。要求：提交流程前進行充分的內部交流，一旦確定工作流程就不要輕易變化；每個工作流程務必附紙質版的表單樣單。（2）確定用戶權限《OA用戶個人信息登記表》，部門或單位負責人務必審查信息的準確性和真實性，如實填報。原則上臨時聘用人員不予登記，若工作特殊需要另行集中處理。
上述材料于2016年1月15日前交至網絡中心。聯系人：喬暢，聯系電話：4135640，電子版發至：qc@sxmu.edu.cn。
2、時間要求：我校OA系統計劃2016年寒假開學對相關人員統一培訓后正式啟用，務必按時間要求提出明確的業務上線需求，及時反饋用戶人員信息，以利于程序的修改上線。
3、使用要求：計劃2016年寒假期間開始試運行。試運行期間實行雙軌制（常規紙介質和電子介質），正式啟用后只支持線上業務辦理。
4、根據OA系統的特點，每個單位或部門確定一名計算機應用能力較好的OA信息員，主要負責協調OA系統的需求溝通、后續計算機簡單維護工作。
OA上線業務需求申請表.docx
OA用戶個人信息登記表.docx
二零一五年十二月二十日
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