檔函〔2022〕58號(hào)

各省、自治區(qū)、直轄市檔案局，各副省級(jí)城市檔案局，新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)檔案局，中央和國(guó)家機(jī)關(guān)各部委檔案部門(mén)，各人民團(tuán)體檔案部門(mén)：

　　為貫徹落實(shí)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》檔案資源建設(shè)相關(guān)要求，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控，全面推行機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表三合一制度（以下簡(jiǎn)稱(chēng)三合一制度），現(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下。

　　一、總體要求

　　三合一制度是規(guī)范和指導(dǎo)檔案形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷(xiāo)毀等工作的一項(xiàng)基本檔案制度。全面推行三合一制度，對(duì)于進(jìn)一步提升機(jī)關(guān)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和信息化水平，建設(shè)覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護(hù)國(guó)家檔案資源完整與安全，促進(jìn)檔案事業(yè)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。各地區(qū)各部門(mén)要結(jié)合實(shí)際，進(jìn)一步規(guī)范機(jī)關(guān)檔案門(mén)類(lèi)劃分、統(tǒng)一檔案分類(lèi)方法、理順檔案整理要求，組織做好相關(guān)編制和審查工作，不斷提升機(jī)關(guān)檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，到“十四五”末期在機(jī)關(guān)全面實(shí)行三合一制度。

　　二、主要任務(wù)

　　（一）科學(xué)制定檔案分類(lèi)方案。以機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的各種形式、各種載體的全部檔案為對(duì)象，按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，明確機(jī)關(guān)檔案門(mén)類(lèi)、各門(mén)類(lèi)檔案分類(lèi)方法和檔號(hào)編制要求。所確定的檔案門(mén)類(lèi)應(yīng)當(dāng)包括本機(jī)關(guān)所有檔案門(mén)類(lèi)；分類(lèi)方法應(yīng)當(dāng)采用年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)相結(jié)合的方法進(jìn)行分類(lèi)，不同門(mén)類(lèi)、載體或形式檔案的分類(lèi)方法相對(duì)統(tǒng)一、相互呼應(yīng)；檔號(hào)結(jié)構(gòu)以《歸檔文件整理規(guī)則》確定的編制規(guī)則為基礎(chǔ)，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。

　　（二）確定文件材料歸檔范圍。按照《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《國(guó)家電子政務(wù)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理暫行辦法》《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》《錄音錄像檔案管理規(guī)范》《印章檔案整理規(guī)則》等制度規(guī)范要求，確定各門(mén)類(lèi)文件材料歸檔范圍，確保納入歸檔范圍的文件材料能夠全面、系統(tǒng)反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。

　　（三）準(zhǔn)確劃分檔案保管期限。全面分析和鑒別文件材料的利用價(jià)值、憑證價(jià)值、查考價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。文書(shū)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10 年。其他各門(mén)類(lèi)檔案有專(zhuān)門(mén)規(guī)定的，從其規(guī)定；無(wú)專(zhuān)門(mén)規(guī)定的，參照文書(shū)檔案執(zhí)行。

　　（四）編制機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表以三合一方式編制（見(jiàn)附件），由條款號(hào)、條款、保管期限組成。條款號(hào)一般分為2到4個(gè)層次，按照“1、1.1、1.1.1”層次按順序統(tǒng)一編制。條款為一組類(lèi)型相同的文件名稱(chēng)或標(biāo)題，要能夠反映出一組文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式。保管期限在每一條款之后，按照該組文件材料應(yīng)當(dāng)保存的期限編制。

　　三、工作安排

（一）加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃。各級(jí)檔案主管部門(mén)要統(tǒng)籌規(guī)劃本級(jí)機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制和審查工作，各機(jī)關(guān)要統(tǒng)籌做好所屬單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制和審查工作，明確目標(biāo)任務(wù)和落實(shí)措施。各地區(qū)各部門(mén)要盡快推進(jìn)實(shí)施三合一制度，用3-5年時(shí)間完成全部機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制審查。本通知印發(fā)前已按照三全一制度要求實(shí)施的地區(qū)和部門(mén)，要兼顧規(guī)范性和延續(xù)性，做好質(zhì)量提升和進(jìn)一步完善工作。

（二）科學(xué)有序推進(jìn)編制工作。各部門(mén)應(yīng)當(dāng)制定工作方案，在進(jìn)一步規(guī)范文書(shū)檔案基礎(chǔ)上，重點(diǎn)做好科技、專(zhuān)業(yè)、照片、錄音、錄像、網(wǎng)頁(yè)信息、實(shí)物等門(mén)類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的研究編制工作。近3年完成文書(shū)檔案保管期限表制修訂工作的機(jī)關(guān)要補(bǔ)充制定檔案分類(lèi)方案、接續(xù)編制其他門(mén)類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，其他機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)全新制定機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，統(tǒng)一按照附件要求編制報(bào)送。

（三）認(rèn)真做好指導(dǎo)和審查。各地區(qū)各部門(mén)要深入調(diào)查研究，摸清本地區(qū)、本部門(mén)檔案工作實(shí)際，通過(guò)組織培訓(xùn)、印發(fā)操作指南或制度范本等多種方式做好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。各級(jí)檔案主管部門(mén)和有關(guān)機(jī)關(guān)要把好審查關(guān)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、有序推進(jìn)，按時(shí)保質(zhì)完成審查任務(wù)。

（四）及時(shí)總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)。各地區(qū)各部門(mén)在工作過(guò)程中要及時(shí)總結(jié)工作成果，選樹(shù)先進(jìn)典型并報(bào)送國(guó)家檔案局，國(guó)家檔案局將通過(guò)印發(fā)經(jīng)驗(yàn)交流材料、召開(kāi)交流工作會(huì)議等方式做好復(fù)制推廣工作。

四、保障措施

　　（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。各地區(qū)各部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)推行三合一制度的重要意義，建立健全工作機(jī)制，壓緊壓實(shí)工作責(zé)任，強(qiáng)化組織保障措施，確保各項(xiàng)要求落地見(jiàn)效。

　　（二）加強(qiáng)監(jiān)督檢查。各級(jí)檔案主管部門(mén)要將推進(jìn)三合一制度作為加強(qiáng)行政管理、開(kāi)展檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容納入監(jiān)督檢查項(xiàng)目，督促各部門(mén)按照時(shí)間節(jié)點(diǎn)完成工作任務(wù)。

　　（三）開(kāi)展培訓(xùn)宣傳。各級(jí)檔案主管部門(mén)要加大對(duì)三合一制度的培訓(xùn)和宣傳力度，提升相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，增強(qiáng)工作實(shí)效。

附件：機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（樣例）

                           國(guó)家檔案局

                         2022年5月10日

附件

機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

（樣 例）

一、檔案分類(lèi)方案

（一）門(mén)類(lèi)劃分

本機(jī)關(guān)檔案門(mén)類(lèi)劃分為文書(shū)（WS）、科技（KJ）、會(huì)計(jì)（KU）、人事（RS）、專(zhuān)業(yè)（ZY）、照片（ZP）、錄音（LY）、錄像（LX）、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（SJ）、公務(wù)電子郵件（YJ）、網(wǎng)頁(yè)信息（WY）、社交媒體（MT）、實(shí)物（SW）等13個(gè)一級(jí)檔案門(mén)類(lèi);科技檔案分為科研（KJ·KY）、基建（KJ·JJ）、設(shè)備（KJ·SB）3個(gè)二級(jí)門(mén)類(lèi)；專(zhuān)業(yè)檔案按實(shí)際情況劃分二級(jí)門(mén)類(lèi)。

（二）分類(lèi)方法及檔號(hào)結(jié)構(gòu)

1.文書(shū)檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。例：A001-WS·2022-Y-BGS-0001

2.科技檔案按照年度（或課題、項(xiàng)目、型號(hào) ）、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度（目錄號(hào)、課題號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、型號(hào)）-保管期限代碼-案卷號(hào)-件號(hào)。例：

A001-KJ·JJ·2022-Y-001-000I。以件為單位整理的，參照文書(shū)檔案執(zhí)行。

3.專(zhuān)業(yè)檔案按照年度、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)。

檔案號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限代碼-案卷號(hào)-件號(hào)。例：A001-ZY·SS·2022-Y-001-0001。以件為單位整理的，參照文書(shū)檔案執(zhí)行。

4.照片、錄音、錄像、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體、實(shí)物檔案按照年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等分類(lèi)項(xiàng)進(jìn)行分類(lèi)。

檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限代碼-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼-件號(hào)。例：A001-ZP·2022-Y-001-0001。

5.會(huì)計(jì)、人事檔案的分類(lèi)方法和檔號(hào)結(jié)構(gòu)參照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

（注：分類(lèi)方法和檔號(hào)結(jié)構(gòu)在滿(mǎn)足科學(xué)性、規(guī)范性情況下，可以根據(jù)實(shí)際情況予以調(diào)整。）

（三）編號(hào)規(guī)范

檔號(hào)按照分類(lèi)方法分段組成，上、下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級(jí)代碼之間用“·”（小圓點(diǎn)）隔開(kāi)。

1.全宗號(hào)：采用4位數(shù)字或者字母與數(shù)字的結(jié)合標(biāo)識(shí)，本機(jī)關(guān)全宗號(hào)為 A001。

2.檔案門(mén)類(lèi)代碼：采用2位字母標(biāo)識(shí)。存在二級(jí)門(mén)類(lèi)的，一、二級(jí)門(mén)類(lèi)均采用2位字母標(biāo)識(shí)，中間用“·”隔開(kāi)。

3.年度：采用4位數(shù)字標(biāo)識(shí)。

4.目錄號(hào)、課題號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、型號(hào)：采用4位數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí)。本機(jī)關(guān)基建檔案項(xiàng)目號(hào)按0001、0002……順序編列。

5.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）代碼：采用3位數(shù)字或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí)。本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)代碼按辦公室（BGS）、法規(guī)處（FGC）……編列；照片、錄音、錄像檔案問(wèn)題代碼分別按照001、002……順序編列；實(shí)物檔案問(wèn)題代碼按照印章（001）、題詞（002）……編列。

6.保管期限代碼：采用字母或字母與數(shù)字的組合標(biāo)識(shí)。保管期限永久、定期30年、定期10年分別以代碼Y、D30、D1O標(biāo)識(shí)。

7.案卷號(hào)：采用3位數(shù)字標(biāo)識(shí)，不足3位的前面用“0”補(bǔ)足。

8.件號(hào)：采用4位數(shù)字標(biāo)識(shí)，不足4位的前面用“0”補(bǔ)足。

二、各門(mén)類(lèi)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

（一）文書(shū)檔案

1.辦公室

……

1.6 本機(jī)關(guān)編輯、編寫(xiě)的文件材料

1.6.1 大事記、組織沿革                 永久

1.6.2 簡(jiǎn)報(bào)、情況反映、工作信息         10 年

……

（二）科技檔案

（三）專(zhuān)業(yè)檔案

……

（十一）實(shí)物檔案

（注：會(huì)計(jì)檔案、人事檔案按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，此處不需編列。本表也可以采用表格形式。）