c7c7.app檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強我校檔案管理，規范檔案收集、整理工作，有效保護和利用檔案，提高檔案信息化建設水平，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《山西省檔案管理條例》《高等學校檔案管理辦法》，結合學校實際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案，是指學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學?：蛻緇嵊斜４婕壑檔母髦治淖?、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 堅持中國共產黨對檔案工作的領導。學校應當加強檔案工作，履行檔案工作主體責任，把檔案工作發展納入學校整體發展規劃，將檔案工作經費列入學校預算，確保檔案工作與學校發展相適應。

第四條 檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用。

第五條 學校檔案工作的上級主管單位為省教育廳，接受省檔案局的業務指導、監督和檢查。

第二章 檔案機構及其職責

第六條 學校建立以檔案工作委員會為領導、檔案部門為核心，各部門兼職檔案人員為基礎的檔案工作體系。檔案工作委員會主任委員由校長擔任，副主任委員由分管檔案工作的校領導擔任，學校各部門主要負責人為學校檔案工作委員會委員。工作委員會下設辦公室，辦公室主任由檔案館館長擔任。

第七條 檔案館館長、副館長應當具備以下條件：

（一）熱心檔案事業，具有高級以上專業技術職務任職經歷；

（二）有組織管理能力，具有開拓創新意識和精神；

（三）年富力強，身體健康。

第八條 檔案工作委員會主要職責

（一）貫徹執行國家關于檔案管理的法律法規和方針政策，研究制定學校檔案工作規章制度；

（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，將檔案工作發展經費列入學校預算，確保檔案工作發展與學校信息化建設水平相適應，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

（三）組織、指導、督促各組成單位共同推動檔案工作，協調解決檔案工作中的重大問題；

（四）建立健全與辦學規模相適應的檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、發展檔案事業所需設備以及經費；

（五）領導數字檔案館（室）建設工作，將電子文件歸檔與數字檔案館（室）建設納入學校信息化建設規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；

（六）研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。

分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作。

第九條 工作委員會辦公室主要職責

（一）在檔案工作委員會的領導下，負責處理工作委員會的日常事務工作；

（二）根據工作委員會的工作部署，組織開展我校檔案工作，起草檔案重大文件、編制檔案工作規劃，協調督促有關方面落實工作委員會關于我校檔案工作的部署和要求，落實檔案工作領導、檢查、考核等有關工作；

（三）組織實施數字檔案館（室）建設。將數字檔案館（室）建設與管理工作納入崗位職責和考核機制，明確相關人員崗位職責和年度考核機制；

（四）完成檔案工作委員會交辦的其他工作。

第十條 檔案工作相關部門須明確各自職責，壓實工作責任制，形成聯合工作機制，建立檔案管理機構網絡，形成檔案館、網絡中心、文件形成部門和保密部門協同推進、聯動配合、共同參與的工作機制。

第十一條 檔案館是保存和提供利用學校檔案的專門機構，應當具備符合要求的檔案庫房和管理設施。

需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據實際需要設立分室單獨保管。分室是高校檔案機構的分支機構。

第十二條 學校應當為檔案館配備專職檔案工作人員，列入學校事業編制。其編制人數由學校根據檔案館的檔案數量和工作任務確定。

第十三條 檔案工作人員（含兼職檔案員）應當遵紀守法，愛崗敬業，忠于職守，具備檔案業務知識和相應的科學文化知識以及現代化管理技能，應當定期接受檔案業務培訓。

第十四條 檔案館的專職檔案工作人員，實行專業技術職務聘任制或者職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。

第十五條 學校對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，應當按照法律法規的有關規定采取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關待遇，并可以按照有關規定予以補助。

第三章 檔案的管理

第十六條 學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結、驗收檔案工作，明確崗位職責，強化責任意識，提高學校檔案管理水平。在制定有關規章、標準和制度中應提出相應的文件收集、整理和歸檔的責任要求。

（一）實行檔案工作責任追究制度。對相關崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，要進行相關的責任追究和處罰措施。

（二）嚴格執行“三納入”制度，即檔案工作納入領導工作議事日程，納入規章制度及工作流程，納入部門和有關人員的經濟責任制或崗位責任制。

（三）嚴格執行“四參加”制度，即檔案部門或檔案人員應參加產品鑒定、科研課題成果審定、項目驗收、設備開箱驗收等活動，負責檢查應歸檔文件的完整、系統。

（四）嚴格執行“四同步”制度，即下達項目計劃任務應同時提出項目文件的歸檔要求；檢查項目計劃進度應同時檢查項目文件積累情況；驗收、鑒定項目成果應同時驗收、鑒定項目文件歸檔情況；項目總結應同時做好項目文件歸檔交接。

第十七條 學校各部門單位應當對紙質文件材料和電子文件材料同步歸檔。文件材料的分類方案與歸檔范圍是：

（一）文書：包括黨群類、行政類、外事類。黨群類主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結；黨群管理的文件材料。行政類主要包括學校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。外事類主要包括學校派遣有關人員出席國際會議、出國考察、講學、合作研究、學習進修的材料；學校聘請的境外專家、教師在教學、科研活動中形成的材料；學?？剮＜式渙?、中外合作辦學、境外辦學及管理外國或者港澳臺地區專家、教師、國際學生等材料；學校授予境外人士名譽職務、學位、稱號等的材料。

（二）教學：主要包括反映教學管理、教學實踐和教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的《高等學校教學文件材料歸檔范圍》的相關規定執行。

（三）科技：包括科學研究類、基本建設類及儀器設備類、產品生產類。科學研究類按《科學技術研究項目檔案管理規范》（DA/T 2-2023）執行。基本建設類按照《建設項目檔案管理規范》（DA/T 28-2018）執行。儀器設備類主要包括各種國產國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。產品生產類主要包括學校在產學研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。

（四）出版：主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及學校出版社出版物的稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。

（五）會計：主要是指學校各項公務活動的財務計劃、經費預算、經濟合同，以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算等資料，按財政部、國家檔案局發布的《會計檔案管理辦法》（財政部 國家檔案局第79號令）執行。

（六）照片：反映學校重要會議、活動等且具有憑證、查考和保存價值的照片記錄，按照《照片檔案管理規范》（GB/T 11821-2002）《數碼照片歸檔與管理規范》（DA/T 50—2014）執行。

（七）錄音：反映學校重要會議、活動等且具有憑證、查考和保存價值的錄音記錄，按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）執行。

（八）錄像：反映學校重要會議、活動等且具有憑證、查考和保存價值的錄像記錄，按照《錄音錄像檔案管理規范》（DA/T 78—2019）執行。

（九）實物：學校在公務活動中形成和使用過的印章，以及學校獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書、光榮冊及學校在公務活動中獲贈的紀念品等。

（十）業務數據：主要包括學校在各種日常公務活動工作中產生的，并且具有憑證、查考和保存價值的數據信息和記錄等。

（十一）公務電子郵件：主要包括學校在公務活動中產生的并經由電子郵件系統傳輸的，具有憑證、查考和保存價值的公務電子郵件。

（十二）網頁信息：主要包括反映學校網站整體面貌的網站首頁及欄目首頁,反映學校職能和網站功能的信息發布類頁面、解讀回應類頁面、辦事服務類頁面、互動交流類頁面,以及其他具有保存價值的頁面。

（十三）社交媒體：主要包括發布于學校各種社交媒體平臺上的原創類和整編類的、與學校管理活動相關的或具有歸檔保存價值的各種形式的信息內容，以及在社交媒體平臺上產生的有歸檔價值的留言、回復。

第十八條 高等學校實行文件材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。

學校各部門負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本部門的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料系統整理組卷，編制頁號或者件號，制作文件目錄或卷內目錄，交本部門負責檔案工作的人員檢查合格后向檔案館移交。

第十九條 歸檔的文件材料應當質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合《歸檔文件整理規則》（DA/T22—2015）等有關規范和標準的要求。

歸檔的電子文件應當來源可靠、程序規范、要素合規，符合《電子文件管理辦法》《國家檔案局關于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GB/T 18894-2016)等有關規范和標準的要求。

第二十條 文件材料歸檔時間為：

（一）學校各部門應當在次學年六月底前歸檔；

（二）各院系等應當在次學年寒假前歸檔；

（三）科研類檔案應當在項目完成后兩個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成后三個月內歸檔；

（四）各部門院系應當定期向檔案館移交電子檔案。電子檔案移交接收網絡以及系統環境應當符合國家關于網絡安全、數據安全以及保密等的規定。不具備在線移交條件的，應當通過符合安全管理要求的存儲介質向檔案館移交電子檔案。

第二十一條 檔案館應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。

第二十二條 檔案館應當按照國家檔案局《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》，確定檔案材料的保管期限。檔案工作委員會應當定期對保管期限屆滿的檔案進行鑒定，形成鑒定工作報告。經鑒定仍需繼續保存的檔案，應當重新劃定保管期限并作出標注。經鑒定需要銷毀的檔案，其銷毀工作應當遵守國家有關規定。未經鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

第二十三條 檔案館應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。

檔案館應當對重要電子檔案進行異地備份保管，應當采用磁介質、光介質、縮微膠片等符合安全管理要求的存儲介質，定期檢測載體的完好程度和數據的可讀性。異地備份選址應當滿足安全保密等要求。

檔案館可以根據需要建設災難備份系統，實現重要電子檔案及其管理系統的備份與災難恢復。

第二十四條 學校檔案由檔案館保管。在國家需要時，學校應當提供所需的檔案原件或者復制件。

第二十五條 學校與其他單位分工協作完成的項目，檔案館應當至少保存一整套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將復制件送交檔案館保存。

第二十六條 學校中個人對其從事教學、科研、管理等職務活動所形成的各種載體形式文件材料，應當按照規定及時歸檔，任何個人不得據為己有。

對于個人在其非職務活動中形成的重要文件材料，檔案館可以通過征集、代管等形式進行管理。

檔案館對于與學校有關的各種史料的征集，應當制定專門的制度和辦法。

第二十七條 檔案館應當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應當立即向校長報告，及時處理。

檔案庫房的技術管理工作，應當建立、健全有關規章制度，由專人負責。

對可能發生的突發事件和自然災害，應當制定檔案搶救應急措施，包括組織結構、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉移地點等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統、數據的維護、防災和恢復，應當制定應急預案。

第二十八條 檔案館應當認真執行檔案統計年報制度，并按照國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。

第四章 檔案的利用與公布

第二十九條 檔案館應當按照國家有關規定，分期分批向社會開放檔案，并同時公布開放檔案的目錄。檔案館應當建立館藏檔案開放審核協同機制，會同檔案形成單位或者移交單位進行檔案開放審核。

未經學校授權，其他任何組織或者個人無權公布學校檔案。

屬下列情況之一者，不對外公布：

（一）涉及國家秘密的；

（二）涉及專利或者技術秘密的；

（三）涉及個人隱私的；

（四）檔案形成單位規定限制利用的。

第三十條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案目的和范圍并履行相關登記手續后，均可以利用已公布的檔案。

境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。

第三十一條 查閱、摘錄、復制未開放的檔案，應當經由檔案館館長批準。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重要問題或者國家機密，應當經學校保密工作部門批準。

第三十二條 檔案館提供社會利用的檔案，應當逐步實現以復制件代替原件。數字、縮微以及其他復制形式的檔案復制件，載有檔案館簽章標識的，具有與檔案原件同等的效力。

第三十三條 檔案館可以通過閱覽、復制和摘錄等形式，依法提供利用檔案。

檔案館應當明確檔案利用的條件、范圍、程序等，在檔案利用接待場所和官方網站公布相關信息，創新檔案利用服務形式，推進檔案查詢利用服務線上線下融合。

第三十四條 檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。

檔案館應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以按照有關規定合理收取費用。

社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，檔案館應當無償和優先提供。

第三十五條 寄存在檔案館的檔案，歸寄存者所有。檔案館如果需要向社會提供利用，應當征得寄存者書面同意。

第三十六條 檔案館應當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應當經檔案形成單位同意，并報請校長批準。

第三十七條 檔案館應當采用多種形式開發利用館藏檔案，如舉辦檔案展覽、陳列、建設檔案網站等，積極開展檔案宣傳工作。條件成熟時，應當在相關專業的高年級開設有關檔案管理的選修課。

第五章 檔案信息化建設

第三十八條 學校應當將檔案信息化納入信息化發展規劃，保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用。檔案館和學校各部門應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。

第三十九條 學校應當為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103—2008）的要求及時進行改擴建或者新建。

存放涉密檔案應當設有專門庫房。

存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設施。

第四十條 學校應當設立專項經費，為檔案機構配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。

第四十一條 檔案館應當加強電子檔案管理系統建設，積極推進辦公自動化系統、業務系統歸檔功能建設，并與電子檔案管理系統相互銜接，實現對電子檔案的全過程管理，同時采取措施保障檔案信息安全。（具體內容及實施方案詳見《c7c7.app數字檔案館（室）管理辦法》）

第四十二條 檔案館負責檔案數字資源的收集、保存和提供利用，應當對接收的電子檔案進行檢測，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，并采取管理措施和技術手段保證電子檔案在長期保存過程中的真實性、完整性、可用性和安全性。

第六章 監督指導

第四十三條 檔案館應當根據國家有關規定，對下列檔案進行重點監督指導：

各業務部門形成的具有永久保存價值的檔案；

重要會議、重點領域、重要項目以及舉辦重大活動和應對突發事件過程中形成的檔案；

各業務部門變動或者撤銷、合并等情形的檔案。

第四十四條 檔案館應當在符合安全保密要求的前提下，定期檢查有關庫房、設施、設備，查閱有關資料，對電子文件歸檔管理、保密管理等工作進行監督，并記錄有關情況，相關部門和個人應當配合。

第四十五條 檔案館和其他部門發現存在檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除檔案安全隱患。

第四十六條 檔案館及其工作人員應當按照法定的職權和程序開展監督指導工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權牟取私利，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、學校秘密或者個人隱私。

第七章 獎勵與處罰

第四十七條 學校應當對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：

（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；

（二）在檔案的保護和現代化管理工作中做出顯著成績的；

（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；

（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構的；

（五）同違反檔案法律法規的行為作斗爭，表現突出的。

第四十八條 有下列行為之一的，學校應當對直接負責的主管人員和其他直接負責人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。

（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；

（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；

（三）涂改、偽造檔案的；

（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；

（五）不按照規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；

（六）其他違反檔案法律法規的行為。

第八章 附 則

第四十九條 學校附屬單位的檔案管理，由各附屬單位根據實際情況另行確定。

    第五十條 本辦法由檔案館負責解釋，自印發之日起施行。《c7c7.app實施〈高等學校檔案管理辦法〉細則》（山醫大校字〔2012〕115號）同時廢止。