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重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條 為加強學校重大活動和突發(fā)事件檔案科學管理，確保檔案完整、安全與有效利用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國突發(fā)事件應對法》《重大活動和突發(fā)事件檔案管理辦法》《高等學校檔案管理辦法》等相關法律法規(guī)，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱重大活動是指由學校組織或參加舉辦的，對學校具有重要意義或者重要國際影響的會議、會展、賽事、紀念、慶典等大型活動；突發(fā)事件是指突然發(fā)生，造成或可能造成嚴重社會?：Γ枰扇∮貝χ么朧┯枰雜Χ緣淖勻輝趾?、事故災難、公共衛(wèi)生事件和社會安全事件。
第三條 本辦法所稱重大活動和突發(fā)事件檔案，是指在舉辦重大活動和應對突發(fā)事件過程中直接形成的對學?：蛻緇峋哂斜４婕壑檔母髦治淖?、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第四條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當遵循統一領導、分級管理、分類實施、統籌協作的工作原則，維護檔案完整與安全，推動檔案利用與開發(fā)，為學校發(fā)展和突發(fā)事件應對活動提供文獻參考和決策支持。
第五條 學校檔案工作委員會應當加強對重大活動和突發(fā)事件檔案工作組織領導，建立健全工作制度，保證檔案管理做到收集齊全完整，整理規(guī)范有序，保管安全可靠，鑒定準確及時，利用簡捷方便，開發(fā)實用有效。
第六條 重大活動和突發(fā)事件檔案的收集、整理、數字化和移交等工作所需經費應當納入活動經費預算或保障措施。檔案館開展重大活動和突發(fā)事件檔案工作所需經費列入部門預算。
第七條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作應當積極運用新技術、新手段，不斷提升信息化管理水平。
涉及國家秘密的檔案管理應當同時符合保密管理相關規(guī)定。
第二章 工作職責
第八條 學校辦公室負責學校重大活動和突發(fā)事件檔案工作統籌協調，檔案館負責學校重大活動和突發(fā)事件檔案工作制度建設，對檔案工作進行監(jiān)督和指導。
第九條 重大活動和突發(fā)事件的辦理或應對部門，或者專門設立的臨時機構（以下統稱責任部門）負責相應檔案的收集、整理和保管，并在重大活動和突發(fā)事件應對工作結束1個月內向檔案館移交。
第十條 檔案館負責學校重大活動和突發(fā)事件檔案接收征集、集中保管、編研開發(fā)并提供利用。
檔案館可以根據需要，提前介入重大活動和突發(fā)事件檔案工作，并采取拍照、錄音、錄像等方式直接形成重大活動和突發(fā)事件檔案。
第十一條 學校辦公室、責任部門和檔案館應當建立學校辦公室統籌協調、各部門分工負責的工作機制，完善工作情況通報制度，協同推進重大活動和突發(fā)事件檔案工作。
第十二條 檔案館按照法定職權和程序對重大活動和突發(fā)事件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，責任部門應當配合。
第十三條 對在重大活動和突發(fā)事件檔案工作中做出突出貢獻的單位或者個人，按照國家有關規(guī)定給予表彰、獎勵。單位或個人存在違法違紀行為的，應當由檔案工作委員會、有關單位依法依規(guī)予以處理。
第三章 管理要求
第十四條 重大活動和突發(fā)事件檔案工作實行清單管理制度。檔案館應當及時發(fā)布學校重大活動和突發(fā)事件檔案工作清單，明確年度工作任務（或事項）、責任部門、檔案處置要求等。工作任務（或事項）應當包括但不限于以下內容：
（一）黨的代表大會、職工代表大會、學生代表大會，國際、國家或區(qū)域級學術會議及其他重要會議；
（二）國際、全國或地區(qū)性綜合性運動會及其他重大杯賽、聯賽、錦標賽、冠軍賽等賽事活動；
（三）以重大事件、重大紀念日、重要人物為主題的紀念、慶典活動；
（四）自然災害、事故災難、公共衛(wèi)生事件、社會安全事件應對活動。
第十五條 責任部門應當制定重大活動和突發(fā)事件檔案工作方案，明確檔案工作負責部門和人員，按照工作程序和要求形成歸檔文件材料。采用業(yè)務系統辦理業(yè)務的，業(yè)務系統應當支持形成符合要求的歸檔文件材料。
第十六條 責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件中形成的下列文件材料納入收集范圍，做到應收盡收、應歸盡歸：
（一）領導指示、批示，機構成立及分工文件材料，工作制度、預案、方案、報告、報表、簡報、總結，會議材料，獎懲材料，大事記、宣傳報道，各單位按照分工或職責形成的其他文件材料；
（二）照片、錄音、錄像；
（三）業(yè)務數據、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體信息；
（四）印章、題詞、活動標志、證件、證書、紀念冊、紀念章、獎杯、獎牌、獎章、獎狀、牌匾、錦旗等實物檔案；（實物檔案如需展示，應當先歸檔配有文字說明的實物照片，展示結束后及時歸檔實物）；
（五）其他具有保存利用價值的文件材料。
第十七條 責任部門應當將重大活動和突發(fā)事件文件材料納入本單位文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表統一管理。責任部門為臨時機構的，應當制定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，經同級檔案館審查同意后施行。
第十八條 重大活動和突發(fā)事件檔案按照下列要求確定全宗設置：
（一）責任部門為一個單位的，形成的檔案納入本單位檔案全宗進行管理；
（二）責任部門分為主辦單位、協辦單位的，形成的檔案納入主辦單位檔案全宗進行管理。存在多個主辦單位或者分主辦、承辦單位的，形成的檔案納入承擔活動主要工作的單位全宗進行管理或者協商確定；
（三）責任部門為多個單位不分主次、聯合開展工作的，形成的檔案分別納入各單位全宗進行管理；
（四）責任部門為臨時機構的，形成的檔案納入新設全宗或臨時機構的主管單位全宗進行管理。
檔案全宗設置產生爭議的，由相關單位提交檔案館予以處理。
第十九條 重大活動和突發(fā)事件檔案一般與責任部門履行其他職能形成的檔案進行統一管理，檔案門類劃分、分類方法與全宗內檔案保持一致。確有必要的，可以設立專題進行管理。
第二十條 責任部門應當按照相應門類檔案整理規(guī)則對重大活動和突發(fā)事件文件材料進行組件（卷）、分類、排列、編號和編目等整理工作，并按要求及時歸檔。
重大活動和突發(fā)事件檔案不論是否設立專題進行管理，都應當建立專題目錄。
第二十一條 責任部門應當在重大活動和突發(fā)事件應當對工作結束1個月內，向檔案館報告檔案工作方案落實情況。
例行性、周期性會議通過年度報告說明有關情況的，可以不再專門做出書面說明。
第二十二條 責任部門應當按照國家有關規(guī)定向檔案館移交重大活動和突發(fā)事件檔案，經檔案館同意，可以提前將檔案交檔案館保管。責任部門為臨時機構的，應當在臨時機構停止工作前向檔案館移交檔案。
責任部門應當對移交進館檔案進行開放審核，并在移交時附具意見。
第二十三條 檔案館應當按照國家有關規(guī)定接收重大活動和突發(fā)事件檔案，并建立征集制度，通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案，充實重大活動和突發(fā)事件檔案資源。
第二十四條 責任部門和檔案館應當按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案管理的現代化。
第四章 檔案利用與開發(fā)
第二十五條 檔案館和責任部門應當通過編制檢索工具、建立檢索系統、建設信息共享平臺等方式，為重大活動和突發(fā)事件檔案利用創(chuàng)造條件。
檔案館應當通過其網站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，為檔案利用提供便利。
第二十六條 檔案館應當積極推進利用工作，按照國家規(guī)定向單位或個人提供檔案利用。責任部門利用已移交檔案的，檔案館應當予以優(yōu)先保證。
責任部門保管的檔案對外提供利用的，需經本單位負責人批準。
第二十七條 檔案館開展學校重大活動和突發(fā)事件檔案專題數據庫建設，責任部門應當配合。責任部門檔案以專題方式進行管理且具備建設條件的，應當開展本系統或本單位檔案專題數據庫建設。
檔案館應當科學規(guī)劃專題數據庫建設工作，推動檔案館和責任部門檔案專題數據庫共建共享共用。
第二十八條 檔案館和責任部門應當加大對重大活動和突發(fā)事件檔案資源開發(fā)力度，通過檔案編研、陳列展覽等形式，充分發(fā)揮檔案價值，并為重大活動和突發(fā)事件應對提供決策參考。
第五章 附 則
第二十九條 本辦法由檔案館負責解釋。
第三十條 本辦法自印發(fā)之日起施行。
