為了加強本校檔案工作的業務建設，充分發揮檔案信息資源作用，提高檔案利用率和管理水平，有效地為我校各項工作服務，為社會服務特制定本制度。

一、校檔案館保存的檔案，主要供本校利用，一般僅供形成部門借閱。如其它部門或個人需查閱時，需經檔案館或檔案形成部門領導同意，并僅限于館內閱覽。

二、本校教師、職工利用檔案，必須持有系、處級以上黨政組織介紹信或黨政組織負責人簽署意見的便函。利用重要檔案（黨委或院長會議記錄）必須由黨委書記、主管校長審批，利用科技檔案須經科技處及作者本人同意。

三、本校學生（專科生、本科生、研究生）利用檔案，必須持有學生證及系介紹信，在檔案館查閱，不能借出。辦理學籍、成績證明，須攜帶本人畢業證書或學位證書原件。托人代查的須持委托人的委托書，代查人的有效證件。

四、外單位人員利用檔案，必須持有本人單位介紹信，寫明查檔目的并經檔案館領導同意，方可利用。 安全、公安部門查閱有關檔案，須經校辦領導批轉。

五、利用檔案人員應在檔案館閱覽，如確因工作需要借出，必須經檔案館領導同意，并嚴格履行借閱登記手續，限期歸還。借出的檔案嚴禁帶出校外。

六、借出期限一般不超過兩周，特殊情況，經檔案管理人員同意，可辦理續借手續，并按期歸還。借出的檔案不得轉借他人。

七、檔案利用者要愛護檔案資料，嚴禁涂改、圈劃、抽換、增刪、批注、污損、折皺等。如發現上述問題，檔案管理人員應及時追查當事人的責任，可補救的應及時補救。

八、利用者未經允許不得摘抄、復制檔案。確需摘抄、復制檔案者，須經檔案館和有關業務部門同意，重要檔案須經學校主要領導批準。

九、檔案管理人員提供證明材料，應以引述或節錄檔案原文為主要方法，并仔細校對、審查、加蓋公章，確保證明材料的準確性和真實性。

十、 查閱借閱檔案及歸還檔案，均應在檔案查閱登記薄上進行登記。對重大或重要項目的查閱，要做好利用效果的反饋工作。

十一、利用者歸還檔案時，應辦理退還手續，并認真填寫《檔案利用效果登記表》。

十二、 檔案管理人員應根據《檔案利用效果登記表》，每季度對檔案利用情況進行一次統計分析。

十三、網上查閱檔案由檔案館根據不同部門和職位統一設置查閱密碼。