為了確保檔案的安全，有序，最大限度地延長檔案的壽命，不斷提高檔案庫房的管理水平，有效地提供檔案信息資源，特制定本制度。

一、檔案館集中統一保管全校十二大類檔案（黨群類、行政類、教學類、科學研究類、基本建設類、儀器設備類、出版類、外事類、財會類、實物類與人事、學生檔案）。

二、檔案要按十二大類分年度有序地排列存放，要認真清點，核對。箱柜應分類編號，庫內應有檔案存放排列示意圖。

三、檔案庫房管理應堅持安全防范，科學管理，利用方便的原則，應具有防火、防盜、防光、防塵、防有害生物、防高溫、防潮濕、防污染等安全防護措施，確保檔案的安全保管，延長檔案壽命。。

四、檔案庫房應配備溫、濕度控制和調節設備，其溫度應控制在14℃-24℃，相對濕度應控制在45%-60%。

五、加強庫房安全管理，不準在庫房內吸煙，非本館人員未經允許不準進入庫房。

六、庫房內嚴禁存放易燃易爆物品或與檔案無關的物品，庫房周圍及庫房內的明顯處要配置防火、消防設備。

七、對庫房內的安全設備、溫濕度情況、檔案完好程度，要定期進行檢查，做好記錄，發現問題要采取有效措施及時解決。

八、嚴格執行檔案進出庫登記制度，建立健全登記手續。

九、在檔案庫房入口處統一設置檔案存放位置索引（平面示意圖），檔案櫥柜應有統一的反映存放檔案內容的標牌。

十、庫內無人時要關好門窗，切斷電源、水源、火源。每天上下班要對庫房進行一次認真的安全檢查，發現可疑跡象要及時報告做好相應處理。

十一、要建立登記和統計制度，帳目、庫存數量要一致，各庫房內存放的檔案的類別、數量應按年代做好統計，為上報各類統計報表做好基礎工作。

十二、每年定期對庫藏檔案進行一次檢查，清點檔案數量，及時發現需要修改、整理的檔案，填寫檢查記錄，確保檔案的完整與安全。