為了加強(qiáng)我校檔案的科學(xué)管理,優(yōu)化檔案館藏。在已經(jīng)保管期滿(長期保管為16~50年,短期保管為15年以下)經(jīng)認(rèn)真鑒定后,確認(rèn)沒有保存價(jià)值的檔案應(yīng)進(jìn)行銷毀。檔案銷毀工作是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作,必須認(rèn)真做好,為此,根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定,結(jié)合我校實(shí)際,制定本銷毀制度。
一、銷毀檔案的標(biāo)準(zhǔn)
檔案鑒定、銷毀應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定和學(xué)校《檔案保管期限表》等為依據(jù),全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用,準(zhǔn)確劃定檔案的銷毀范圍。檔案鑒定、銷毀工作一般每5-10年進(jìn)行一次。
1、時(shí)間標(biāo)準(zhǔn),
短期保管的檔案,15年期滿,經(jīng)過認(rèn)真復(fù)查,校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀,長期保管的檔案,50年期滿,經(jīng)再次鑒定確認(rèn)已無繼續(xù)保存的必要,經(jīng)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可銷毀。
2.檔案內(nèi)容、來源、形式標(biāo)準(zhǔn)
檔案館對(duì)保管檔案在堅(jiān)持“期滿鑒定銷毀”的原則下,對(duì)原基礎(chǔ)不好的案卷或保管期限不明確的案卷,要再進(jìn)行一次認(rèn)真的鑒定,用檔案的內(nèi)容、來源、形式為標(biāo)準(zhǔn),重新判定檔案的價(jià)值,剔除無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。
二、鑒定銷毀檔案的程序
(一)鑒定檔案工作程序:
1、檔案館擬寫檔案鑒定工作申請,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核,主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。鑒定工作申請包括鑒定目的、內(nèi)容、參加人員、所需時(shí)間等。
2、成立檔案鑒定小組。檔案鑒定小組由分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)具體負(fù)責(zé),檔案館和有關(guān)部門兼職檔案員參加。
3、學(xué)習(xí)國家有關(guān)規(guī)定,統(tǒng)一檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。
4、鑒定小組成員對(duì)檔案進(jìn)行鑒定,提出鑒定意見。對(duì)失去保存價(jià)值,需銷毀的檔案進(jìn)行登記造冊,并提交檔案鑒定報(bào)告。
5、領(lǐng)導(dǎo)審查、批準(zhǔn)檔案鑒定報(bào)告。
(二)銷毀檔案的程序
1、檔案館對(duì)經(jīng)鑒定擬銷毀的檔案提出存毀的初步意見,并對(duì)擬銷毀檔案按類別造冊登記,分別送交檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行初審。
2、送交檔案形成部門進(jìn)行初審的擬銷毀案卷登記冊,必須經(jīng)部(處) 級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字
3、匯總初審意見,編造檔案銷毀清冊。銷毀清冊是準(zhǔn)備銷毀案卷的登記簿。同時(shí)還應(yīng)撰寫一份銷毀檔案的書面報(bào)告。
4、銷毀清冊連同銷毀檔案的書面報(bào)告送交校主管領(lǐng)導(dǎo)審核、批準(zhǔn)。
5、經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷毀的檔案,必須送指定地點(diǎn)化為紙漿或焚毀,任何單位、或部門均不得將應(yīng)銷毀的檔案作其它用途或當(dāng)作廢紙出售。
6、銷毀檔案須有兩名監(jiān)銷人,監(jiān)銷人在銷毀檔案前,應(yīng)對(duì)銷毀檔案認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核,檔案銷毀后,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,分別在銷毀清冊上簽字。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存,并在銷毀清冊上詳細(xì)注明。
三、后續(xù)工作
檔案鑒定、銷毀工作結(jié)束后,檔案館應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等處理工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作的申請、報(bào)告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、妥善保存。