自2017年11月至今,隨著各院校碩、博士研究生招生、復試工作的開展,我館學籍檔案庫迎來查閱高峰。為做好查閱接待工作,保障服務效率和質量,我館采取措施積極應對:
1、為查閱人員主動提供預約服務。對來電人員進行登記預約、提前復印,合理分流人群,減少等待時間。
2、加班加點,方便遠道而來的查閱人員。因我館搬遷至新校區,離太原市區較遠,為了查閱人員能及時查到檔案,我館工作人員本著的讓查閱人員“只跑一趟”的原則,服務至最后一位來館的利用者。
3、注意細節,耐心服務。我館工作人員對查閱人員提出的問題盡量做到認真、耐心的解答,提高服務質量。
4、針對我館人員不足的情況,查閱利用高峰期我館增派實習生協助辦理查閱事宜,最大限度的提高查閱效率。
僅2018年3月一個月,我館就接待學籍檔案利用約450人次,復印學籍檔案、提供四六級證明等多達3500余張。寒假期間,我館安排工作人員值班并將聯系方式公布于網站上,確保在假期中也能為查閱人員提供及時、高效的利用服務。
通過以上措施,不僅提高了我館學籍檔案利用效率與效果,也充分發揮出檔案的價值與作用,受到查閱人員的一致好評。
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