根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》（教育部27號令）中高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度的要求，學(xué)校各部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。
1 收集
各院系（部門）依照《c7c7.app各部門歸檔范圍》中關(guān)于本部門（院系）應(yīng)收集材料范圍，收集本部門（院系）一年來形成的各類載體所有應(yīng)歸檔材料。
1.1收集內(nèi)容
1.1.1載體材料形式：紙質(zhì)、照片、錄音、錄像、光盤、獎狀、證書、獎牌、獎杯等各種有保存和查考價值的材料。
1.1.2材料形成方式
1.收文：包括各級黨政機(jī)關(guān)來文；上級業(yè)務(wù)主管部門或業(yè)務(wù)往來單位來文；會議上帶回的文件等。
2.發(fā)文：各類發(fā)文。每份發(fā)文應(yīng)包括發(fā)文卡、底稿及發(fā)文稿。
3.其他文書材料：包括會議記錄、各類報表、規(guī)章制度、大事記、各類報告、科研課題申報獲獎材料、部門學(xué)院舉行的有特色的重要的活動材料、承辦的重要會議材料等。
4.聲像實物檔案:聲像檔案主要指照片、錄音、錄像、光盤等，對照片檔案歸檔時要注明“六要素”，包括時間、背景（指對揭示照片影像主題具有一定作用的背景）、地點、人物、事由、拍攝者。實物檔案主要包括獎狀、證書、獎牌、錦旗、禮品、字畫、印章等。
1.2收集方法
1.2.1編制收集整理類目。類目可根據(jù)部門的具體情況，視文件材料的數(shù)量等進(jìn)行編制。比如說：文件材料比較少的部門，可以采取發(fā)文、收文、其它等材料分別設(shè)一個類目。文件材料比較多的部門，可以再進(jìn)一步的細(xì)分。
1.2.2 依據(jù)編制好的類目，準(zhǔn)備一些文件夾（盒），并在文件夾（盒）的脊背上貼上標(biāo)簽，標(biāo)簽上寫上類目名稱及編號，按編號順序排列在專門的櫥柜中。文件材料處理完畢后對號入座，分別存放到相應(yīng)的文件夾（盒）中，每個文件夾（盒）中都應(yīng)有目錄，每放入一份文件都必須加上一條目錄。
1.2.3集中收集：年初根據(jù)歸檔范圍將應(yīng)歸檔材料集中收集。將部門領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)工作人員、各科室留存的應(yīng)該歸檔的材料全部收集起來。
1.2.4檢查文件是否符合歸檔要求：
1.剔除重復(fù)和不需歸檔的文件；
2.檢查文件是否完整；如：請示、批復(fù)是否配套；附件是否齊全等。
3.檢查文件是否規(guī)范；用?。菏欠窀嗆焱頰攏揮帽?：不能使用圓珠筆。
2 分類
2.1 分類的依據(jù)
依據(jù)《c7c7.app各部門歸檔范圍》，將本單位應(yīng)歸檔的所有材料進(jìn)行分類。
2.2 分類方法
2.2.1依照“年度—問題—保管期限”進(jìn)行三級分類。一事一卷，如文件數(shù)量較多，可分成幾卷。
2.2.2首先按照年度分類，然后按照問題即文件所反映的內(nèi)容歸入相應(yīng)類別。舉例：辦公室形成的材料分為DQ、XZ等；人事處形成的材料分為XZ（進(jìn)入計劃卡）、XZ（就業(yè)合同書）等；資產(chǎn)處形成的材料為SB(XXX項目)等；學(xué)生處、教務(wù)處形成的材料為JX11、JX21等。最后按照c7c7.app各部門歸檔范圍和保管期限表劃分保管期限。
2.2.3按照《c7c7.app各部門歸檔范圍》中的要求，將所有紙質(zhì)文件材料分為永久、定期兩部分。照片、錄音、錄像、光盤、獎狀、證書、獎牌、獎杯等聲像、實物檔案均作為永久保管。
3 定件（卷）
一般紙質(zhì)文件材料按“件”為單位進(jìn)行整理，一般情況下以每份文件為一件。具體方法如下：
1．文件正本與定稿一般應(yīng)作為一件。
2．正文與附件一般為一件；
3．正文與文件處理單（包括擬辦單、發(fā)文稿紙等）作為一件；
4．原件與復(fù)制件作為一件；
5．轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文作為一件；
6．裝訂成冊的報表、名冊、圖冊等，按照其本來的裝訂方式，一冊（本）作為一件；未裝訂成冊而式樣同一的表格按一定的單位組合起來作為一件；
7．請示與批復(fù)、報告與批示、問函與復(fù)函等來往文件，可作為一件；
8．學(xué)校會議記錄，包括黨委常委（擴(kuò)大）會、書記辦公會、民主生活會、校長辦公會等，以每次會議為一件。學(xué)校各部門、學(xué)院的會議記錄一年作為一件或以自然記錄本作為一件。
9．出版物的正本，按出版物正本的自然狀態(tài)界定件；同一種期刊的同期底稿視作一件；
10．儀器設(shè)備的隨箱材料以其自然形態(tài)分別確定件。
11．科研檔案中，課題研究項目文件材料按其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，視課題不同階段材料的具體情況確定件。如：研究成果鑒定與研究成果報獎材料，可將鑒定材料、成果報獎材料、技術(shù)文件各為一件或多件。課題研究成果報獎材料原則上將成果申報書、成果推薦書及附件作為一件，如果課題成果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂，也可分別計件；
12．基建類檔案中，施工過程中形成的原始記錄以自然冊為一件，一類基建圖紙視作一件；
13．外事檔案的出入境材料，可按人（團(tuán)體）為單位組成件，即同一人（團(tuán)體）的同一次出(入)境的請示、批復(fù)、來往函件作為一件；
14．財會檔案中，一本會計憑證、帳冊各為一件，一個會計核算單位的一份報表作為一件；
15．行政類審計檔案，審計結(jié)果通知書與底稿作為一件，如果底稿數(shù)量較多，可視情況分為幾件；
4 排序
4.1 件內(nèi)文件排序方式
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；回復(fù)性文件在前，報請性文件在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文本在前，外文本在后，或者漢文本在前，少數(shù)民族文字文本在后；文件處理單排在文件前面；發(fā)文稿紙排在正文后面。
4.2 卷（件）之間排序方式
4.2.1 原則上按“事由”結(jié)合時間、重要程度（即永久、定期）排列。
4.2.2堅持“事由”原則，即同一事由形成的相關(guān)文件排列在一起。“事由”是指一件具體的事，一個具體的問題或一段較緊密的工作過程等。
4.2.3同一事由內(nèi)歸檔文件的排列，一般按文件形成時間的先后順序排列，也可按文件的重要程度排列，重要的、結(jié)論性的文件在前，其它的文件在后。
4.2.4不同事由間歸檔文件，原則上按不同事由辦結(jié)時間的先后順序排列。
4.2.5對具有保存價值、但未及時歸檔的零散文件，將其排列在相應(yīng)年度相同類別文件的最后，并在附“備考表”說明。
5 檔號編制
1．歸檔文件以件為單位編制頁號，用鉛筆逐頁編制頁號，有效圖文的一面為一頁，正面編在右上角，反面編在左上角。
2． 文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變；擬編制頁碼與文件原有頁碼不同的，應(yīng)重新編制頁碼。
3．已印制成冊文件材料與其他文件合并為一件時，如文件材料已印制成冊并編有頁碼的，擬編制頁碼與文件原有頁碼相同的，可以保持原有頁碼不變，其后的其他文件應(yīng)依序重新編制頁碼。
6 編目（著錄）
1.編目是指將歸檔文件依據(jù)檔號順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐件編目，編目內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，便于檢索。
2.歸檔文件目錄設(shè)置序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)/冊數(shù)/張數(shù)/盤數(shù)、備注等項目。
（1）序號：填寫歸檔文件順序號。
（2）檔號：按照檔號編制細(xì)則編制檔號。
（3）文號：文件發(fā)文字號。文件的文號全部填寫，不能省略，年度統(tǒng)一使用方括號［］。沒有文號的不用標(biāo)識。
（4）責(zé)任者：文書類檔案為文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。聲像、實物類檔案為對內(nèi)容負(fù)有責(zé)任的單位或個人。責(zé)任者采用全稱或規(guī)范化的簡稱；聯(lián)合發(fā)文責(zé)任者超過兩個的，標(biāo)出兩個加“等”字；未署責(zé)任者的文件，編目時應(yīng)考證清楚并填寫。
（5）題名：
文書類檔案應(yīng)對文件的標(biāo)題錄入。聲像、實物檔案題名能揭示該活動中心主題的標(biāo)題或名稱。錄入題名時應(yīng)注意如下問題：
1）多份文件作為一件時，編目一般只著錄第一份文件，如果第一份文件的標(biāo)題不能正確揭示該件內(nèi)容時，應(yīng)根據(jù)該件的內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題，新擬或補(bǔ)充的標(biāo)題要加［］號。
2）文件無標(biāo)題或標(biāo)題含義不明時的處理方法：一是文件標(biāo)題是“通知”或“便函”一類的，根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫標(biāo)題；二是批轉(zhuǎn)性文件只反映字號的，根據(jù)文件內(nèi)容補(bǔ)充題名。基建檔案、科研檔案涉及工程、課題的材料，著錄時要注明相應(yīng)工程、課題的名稱。新擬或補(bǔ)充的題名要加［］；
3）正文有重要附件而正文題名又不反映附件內(nèi)容的，附件題名須錄入，外加“［］”號。
（6）日期：指文件、聲像、實物等的形成日期。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年、月、日，如2020年5月19日應(yīng)寫為20200519。對沒有落款詳細(xì)日期的材料，可以4位或6位阿拉伯?dāng)?shù)字寫明年、月，如2020年6月應(yīng)寫為202006；對沒有落款日期的文件材料，要根據(jù)文件內(nèi)容加以考證并填寫。
（7）密級：材料密級按材料歸檔登記表內(nèi)密級情況填寫。沒有密級的材料，不用標(biāo)識。
（8）頁數(shù)/冊數(shù)/張數(shù)/盤數(shù)：
1）文書類檔案材料：每一件歸檔文件的總頁數(shù)。空白頁不計數(shù)。單份文件作為一件時，若文件原本就有頁碼，則不另編頁碼。來往文書、正文與定稿作為一件時，應(yīng)將構(gòu)成該件的各文件頁數(shù)的總和作為該件的頁數(shù)。
2）憑證、統(tǒng)計報表等裝訂成冊的檔案材料：填寫對應(yīng)檔案材料的總冊數(shù)。
3）錄音、錄像、照片等特殊載體類檔案材料：填寫對應(yīng)檔案材料的總盤數(shù)或張數(shù)。
（9）備注：填寫歸檔文件需要補(bǔ)充和說明的情況。包括缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。需要說明的內(nèi)容較多而備注欄難以填寫時，可在備注欄中加“*”號，將具體內(nèi)容填入備考表。
7 填寫備考表
備考表置于盒內(nèi)所有歸檔文件之后，用以記錄整理、檢查情況并對盒內(nèi)歸檔文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況進(jìn)行必要的注釋說明。備考表上設(shè)置的項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期，各項目的填寫要求如下:
1.盒內(nèi)文件情況說明
填寫盒內(nèi)歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身的狀況等。整理文件完畢后，應(yīng)該在備考表中加以說明。進(jìn)行歸檔文件整理工作時，如某份文件需說明的情況較復(fù)雜，歸檔文件目錄備注項無法填寫，也可以在目錄相關(guān)條目的備注項中加“*”號標(biāo)示，并在備考表中予以詳細(xì)說明。
2.整理人
負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員簽名或簽章，業(yè)務(wù)或文書部門整理歸檔的機(jī)關(guān)，此項一般由該部門負(fù)責(zé)整理歸檔工作的人員填寫。
3.整理日期
填寫歸檔文件整理完畢的日期。
4.備考表式樣
備考表
盒內(nèi)文件情況說明
整理人： 年 月 日 檢查人： 年 月 日 |
8 移交
8.1 移交清單
1.一式兩份、有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字以及部門公章、內(nèi)容填寫準(zhǔn)確無誤。
2.頁數(shù)計算：散材料按有圖文的頁面計算頁數(shù)，裝訂成冊材料按冊（份）計算。
3.開放程度即在提供服務(wù)利用時是否需要移交部門審批。
8.2 移交注意事項
1.各種載體文件材料同時移交。
2.移交檔案時填寫“移交清單”（檔案館網(wǎng)頁下載）一式兩份，并附文件目錄。移交清單由兼職檔案員和檔案館人員雙方在核對，清點檔案材料無誤后，簽字蓋章，各留存1份。不符合歸檔要求的檔案材料，則退回重新整理后移交。
3.各部門、各學(xué)院應(yīng)當(dāng)按照《c7c7.app歸檔制度》在要求時間內(nèi)完成歸檔工作，辦好移交手續(xù)。
附：標(biāo)準(zhǔn)
1、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）
2、中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）
3、歸檔文件整理規(guī)則解讀 中國文史出版社 2016年5月
