一、基本要求

1、移交目錄和卷內目錄須與檔案實體相符，且順序一致；

2、學位檔案內容須真實、完整。

二、領取卷內目錄

1、從研究生學院學位科領取學位檔案卷內目錄，須根據研究生的不同類型選用相應的學位檔案卷內目錄。

2、卷內目錄附于學位檔案之前，一并裝進檔案袋內（不要貼在檔案袋外面）。

三、整理案卷

研究生學位檔案以卷為單位歸檔，每位研究生的學位材料為一卷。

（一）檢查卷內文件是否符合要求

1、學位檔案內的各項材料與卷內目錄須一一對應。對照領取的學位檔案卷內目錄，檢查該份學位材料是否缺失或多出某項材料：

如果缺失，需要及時補充，無法補充時，請在備注欄內說明原因，并在卷內目錄的“頁數”一列填寫“缺”；

如果多出某項材料，須將該材料剔除：

（1）在校期間發表學術論文情況登記表(表九）無需附論文紙質復印件。

（2）紙質版畢業論文無需移交檔案館。

（3）輪轉手冊無需整本放入，只需放入總結。

（4）復印件原則上無需歸檔，如有特殊情況確需歸檔的，則在備注一列中說明。

2、粘貼照片的相應位置必須粘貼照片，照片背面寫明姓名、學號。

3、學位材料審批流程須完備，相關欄目不能為空，要求蓋章、簽字的欄目，須有相應單位蓋章、簽字，并填寫好相應日期。

4、學位材料和卷內目錄應使用碳素、藍黑墨水等符合檔案保護要求的書寫材料，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆，紅色、純藍色墨水和色帶打印、噴墨打印、傳真等不耐久材料歸檔，如果出現這樣的材料請進行復?。媧環弦蟮牟牧稀?/span>

（二）排列卷內文件

按照不同類型研究生學位檔案卷內目錄中的順序，對每一位研究生的學位材料進行排序。

（三）編寫頁碼

1、凡有字的頁面（正、反頁面）均須編寫頁碼，如有封面，則封面為第1頁，沒有內容的空白頁面不編頁碼。

2、頁碼編寫于頁面的右上角（反面編寫于頁面左上角）。

3、學位檔案卷內的每份材料從“1”開始，編寫頁碼時不要漏號、重號,有表格或文字的都為1頁。

4、使用鉛筆手寫編寫頁碼，注意字跡工整，切忌潦草。

5、填寫頁碼的位置距離頂角位置上下1厘米。

（四）填寫卷內目錄

1、填寫學號、姓名；

2、填寫保管期限，為“永久”；

3、填寫每項材料的頁數。例如：某項材料的頁碼從“1”開始，有“1-5”頁,卷內目錄的頁數填5。缺失某項材料且無法補充時，在“頁數”一列填寫“缺失”。

（五）材料裝袋

一位研究生的學位檔案裝入一個檔案袋內，檔案袋的正面右上角寫明姓名、學號、序號。（序號與移交目錄的序號一致）

（六）分類集中，按序排放

1、將準備歸檔的研究生學位檔案按照畢業年度分別集中，如2019年畢業和2020年畢業的需分別放置。

2、同一年度畢業的研究生學位材料，按照博士、碩士分別集中。

3、分類集中后，學位檔案按照序號排序。

四、編制移交目錄

（一）基本要求

1、按院系填寫《XX學院20XX年研究生學位檔案移交目錄》。一個院系只需提交一個excel，按照以下情況分為多個sheet：

（1）按照畢業年度分開sheet填寫，如2019年畢業和2020年畢業的需分為兩個sheet；

備注：同一年但不同月份畢業的無需分開填寫。如2020年7月畢業和2020年12月畢業在一個sheet即可；

（2）同一年度畢業的研究生學位材料，按照博士、碩士分開sheet填寫；

備注：碩士的不同學位類型無需分開填寫；

2、移交目錄的順序與學位檔案實體排放順序須一致；

（二）移交目錄填寫示例  

五、移交接收

（一）移交

1、將填寫好的《XX學院20XX年研究生學位檔案移交目錄》發送至郵箱sfy103@sxmu.edu.cn，郵件主題為“XX學院研究生學位檔案移交目錄”。（收件人：尚老師）

2、收到檔案館郵箱回復后，雙面打印移交目錄，在相應位置蓋院系章，教學秘書（移交人）簽字。

3、在工作時間將學位檔案及打印好的移交目錄送交至中都校區教學辦公樓104室檔案利用服務大廳。

（二）接收

1、清點學位檔案總卷數

2、抽查學位檔案材料是否符合規范要求、移交目錄是否與實際情況一致。若清點、抽查過程中發現問題，需及時處理。

3、清點、抽查無誤后，雙方在《歸檔登記簿》上登記。

六、整理入庫

檔案館對照移交目錄，逐一核實接收的學位檔案，如發現問題，反饋院系及時處理。

 

   

                    研究生學位檔案立卷歸檔培訓會PPT.pptx

                    XX學院研究生學位檔案移交目錄示例.xlsx